Personuppgifter

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som kan knytas till en fysisk person som är i livet. För att personuppgifter ska få behandlas måste det finnas en rättslig grund, det vill säga ett lagstöd i dataskyddsförordningen GDPR. De rättsliga grunderna som finns för att behandla personuppgifter är  

• rättslig förpliktelse 

• avtal 

• samtycke 

• intresse av grundläggande betydelse 

• myndighetsutövning/allmänt intresse 

• berättigat intresse 

Personuppgifter lagras och raderas enligt gällande lagstiftning, kommungemensamma riktlinjer samt interna hanteringsanvisningar. 

Att behandla en personuppgift

Med behandling av personuppgifter menas i princip allt som går att göra med uppgifterna. Det kan till exempel vara att samla in, registrera, lagra, samköra eller skriva ut uppgifterna. 

Det finns flera lagar och förordningar med regler om hur behandling av personuppgifter får ske. Reglernas syfte är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Generella regler för alla EU-länder finns i Dataskyddsförordningen, GDPR. 

Ansvarig organisation och kontaktuppgifter 

Norrtälje Vatten och Avfall är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas inom ramen för vår verksamhet. Vi bryr oss om våra kunder och er integritet och förbinder oss att respektera och skydda dina personuppgifter i enlighet med gällande lagar och branschstandarder. För att hjälpa dig att förstå hur vi samlar in och använder information om dig har vi sammanställt den här informationen. Du är alltid välkommen att kontakta oss med frågor, funderingar eller förfrågningar som rör hur vi behandlar dina personuppgifter. 

Om du har frågor om dataskyddsförordningen eller andra frågor som rör personuppgiftsbehandling, kontakta i första hand gdpr@nvaa.se 

Dataskyddsombud

Insamling av personuppgifter 

För att kunna utföra vårt uppdrag och leverera våra tjänster behöver vi samla in olika typer av personuppgifter. 

Information som du ger till oss

Vi samlar in den data du uppger om dig själv i olika sammanhang, till exempel när du kontaktar kundtjänst, använder e-tjänster eller skickar e-post till oss.  

Information vi samlar in om dig

Förutom de uppgifter du lämnar till oss så samlar vi in information från andra aktörer, till exempel: 

• Folkbokföringen 

• Lantmäteriet 

• Norrtälje kommun 

Behandling av personuppgifter 

Vi använder dina personuppgifter för att kunna komma i kontakt med dig och för att kunna leverera tjänster inom vatten, avlopp och insamling av hushållsavfall. 

För dig som kund

Vi har kontaktuppgifter till våra kunder för att kunna komma i kontakt med dig. Den informationen används till exempel till att göra utskick om samhällsstörningar via vår SMS-tjänst, och för att skicka fakturor, mätaravläsningar, kundundersökningar eller övrig information till dig. Vi behandlar också dina uppgifter om du anmäler dig till informationsmöten eller kommer på besök på vårt kontor. 

Vi behandlar uppgifter om vem du är, till exempel namn, personnummer eller fastighetsbeteckning för att kunna handlägga ärenden i våra e-tjänster eller när du ringer till oss. De uppgifterna används också för att du ska kunna logga in på Mina sidor och se dina abonnemang, göra beställningar eller se fakturor. 

För dig som VA-kund behandlar vi uppgifter om din vattenmätare, dess placering och din vattenförbrukning för att korrekt kunna debitera din vattenförbrukning. Vi känner till det geografiska läget på servisavsättningar till din fastighet, och i våra register har vi ibland ritningar över din fastighet och ledningsdragningar på fastigheten. 

För dig som avfallskund behandlar vi uppgifter om hämtplats för tömning av sopkärl, slambrunnar och latrintunnor. Varje hämtning/utförande tömningsregistreras för att säkerställa ett korrekt utförande. Eventuella avvikelser registreras för att förbättra framtida hämtningar eller som underlag för varför en hämtning inte blivit utförd. Det kan också hända att vi tar bilder vid tömning för att kunna visa vilka problem som gör att vi inte kan utföra tömningen. 

Fotar vi dig i något sammanhang kan bilderna på dig komma att användas i våra digitala kanaler eller i våra trycksaker. Vi gör bara detta om du samtycker till det, och då blir även ditt samtycke en personuppgift som vi behandlar. 

För dig som boende i Norrtälje kommun

Vi har kontaktuppgifter till våra invånare för att kunna komma i kontakt med dig när vi behöver. Den informationen används till exempel till att göra utskick om samhällsstörningar via vår SMS-tjänst, och för att skicka kundundersökningar eller övrig information till dig.  

Vi behandlar uppgifter om vem du är, till exempel namn, personnummer eller fastighetsbeteckning för att kunna handlägga ärenden i våra e-tjänster eller när du ringer till oss. Vi behandlar också dina uppgifter om du anmäler dig till informationsmöten eller kommer på besök på vårt kontor. 

Är du medlem i en samfällighet kan vi samla in dina kontaktuppgifter för att ta kontakt ifall vi behöver utföra arbete vid era vägar. 

Har vi en ledningsrätt på din fastighet kan vi behöva behandla uppgifter för att betala ut ersättning till dig. 

I våra register har vi ibland ritningar över din fastighet och ledningsdragningar på fastigheten. Vi har också information om vilka som äger fastigheter i kommunen. Ingår din fastighet i ett av våra projekt behandlar vi dina uppgifter inom det projektet. 

Fotar vi dig i något sammanhang kan bilderna på dig komma att användas i våra digitala kanaler eller i våra trycksaker. Vi gör bara detta om du samtycker till det, och då blir även ditt samtycke en personuppgift som vi behandlar. 

För dig som konsult/leverantör 

Är du konsult eller leverantör till oss behandlar vi dina personuppgifter för att du ska kunna utföra ditt uppdrag hos oss. Det kan vara att vi behöver använda ditt namn för att lägga upp en användare i våra IT-system, eller att vi sparar loggar om aktivitet IT- eller passeringssystem 

Vi har besöksliggare för besökare på våra kontor, och personalliggare för att veta vilka som arbetar på specifika arbetsplatser. 

Dina kontaktuppgifter behandlas också för att kollegor på NVAA ska kunna komma i kontakt med dig vid behov. 

Fotar vi dig i något sammanhang kan bilderna på dig komma att användas i våra digitala kanaler eller i våra trycksaker. Vi gör bara detta om du samtycker till det, och då blir även ditt samtycke en personuppgift som vi behandlar. 

För alla andra

När du besöker vår hemsida samlar vi in information om dig för att statistiska ändamål. Vi behandlar uppgifter om dig ifall du anmäler dig till informationsmöten eller kommer på besök på vårt kontor. 

Är du närstående till en av våra medarbetare kan vi behandla kontaktuppgifter till dig för att ta kontakt om någonting händer en medarbetare. 

Har du ett avtal med oss gällande upplåtelse av antennplats behandlar vi dina uppgifter så att du ska kunna få tillgång till antennplatsen. 

Fotar vi dig i något sammanhang kan bilderna på dig komma att användas i våra digitala kanaler eller i våra trycksaker. Vi gör bara detta om du samtycker till det, och då blir även ditt samtycke en personuppgift som vi behandlar. 

Hur vi delar personuppgifter vidare 

NVAA:s medarbetare har tillgång till dina personuppgifter om de behöver dem för att utföra sina arbetsuppgifter. 

Vi använder oss av upphandlade entreprenörer för att utföra insamling av avfall vid fastighet. Entreprenörerna har tillgång till namn på kund samt adress, fastighetsbeteckning och koordinater till hämtplats för tömning av sopkärl, slambrunnar och latrintunnor. 

Vi utvecklar inga egna IT-system utan har upphandlade system för att kunna utföra våra uppdrag. Om ett fel i något system uppstår så kan vi behöva ta hjälp av systemets leverantör, då får de under utredningstiden tillgång till de personuppgifter som finns i systemet. 

För att kunna tillhandahålla olika lösningar för fakturering så har vi en upphandlad utskriftsleverantör som distribuerar fakturor via papper, e-post, e-faktura, och Kivra, samt uppgifter till bank vid autogirobetalning. Personnummer, namn, faktureringsadress, uppgifter om berörd fastighet, adress, och fastighetsbeteckning skickas vid fakturering till ovanstående parter. 

Som service till våra kunder har vi en tjänst som visar nästa datum för hämtning av våra olika avfallstjänster. I den kan vem som helst söka på en adress i kommunen och se när nästa hämtning kommer att ske. 

En del information delar vi med Norrtälje Kommun. Till exempel har vi samma ekonomisystem som kommunen och alla fakturor som kommer in till oss kan ses i samma system. 

Vi delar information ur våra personalliggare med Skatteverket. Vi lämnar också ut listor till ett väktarbolag med personer som ska få tillträde till antennplatser. 

Våra underleverantörer befinner sig i de allra flesta fall inom EU, men i några fall har de i sin tur underleverantörer i USA. Vi håller oss uppdaterade på aktuell lagstiftning på området och för inte över personuppgifter till länder som inte har tillräckligt högt skydd av personuppgifter. 

Tänk på

Alla uppgifter du mejlar till oss blir allmän handling. Det betyder att vem som helst kan begära att få ut dina uppgifter. Om du har skickat in känsliga uppgifter skyddas de oftast av sekretess. 

Om du saknar fullständigt personnummer och har ett så kallat samordningsnummer ska du inte använda våra e-tjänster som kräver e-legitimation. Samma gäller om du har skyddade personuppgifter. 

Varför vi behandlar personuppgifter 

Rättslig förpliktelse

Är du kund hos oss samlar vi in dina personuppgifter för att kunna leverera tjänster inom vatten, avlopp och avfallshantering. Detta är nödvändigt för att vi ska kunna uppnå de lagkrav som ställs på oss, bland annat enligt lag (2006:412) om allmänna vattentjänster, Miljöbalken (1998:808) 15 kap och Avfallsförordningen (2020:614). 

Vi har även krav på oss att lämna ut allmänna handlingar vid begäran. För att kunna uppfylla den plikten har vi ett register över allmänna handlingar. 

Även bokföringslagen (1999:1078), ledningsrättslagen (1973:1144), lagen (2006:575) om särskild skattekontroll i vissa branscher och förpackningsförordningen (2022:1247) gör att vi måste behandla vissa typer av personuppgifter.  

Allmänt intresse/Myndighetsutövning

Är du boende i Norrtälje Kommun samlar vi in dina personuppgifter för att kunna utveckla vår verksamhet och lättare komma i kontakt med boende i kommunen. Vår bedömning är till exempel att det är av intresse för boende att snabbt kunna få SMS om större händelser i kommunen. Det kan också bli nödvändigt för oss att kunna ta kontakt med fastighetsägare som inte är kunder hos oss, till exempel vid framtida planerad utbyggnad av VA-verksamheten. 

När du kontaktar oss samlar vi in dina uppgifter för att kunna följa upp ditt ärende och kunna återkoppla till dig vid behov. Vi använder också dina personuppgifter för att följa upp med kundundersökningar för att förbättra vår service. 

Samtycke 

I några fall använder vi samtycke för att behandla personuppgifter. När du besöker vår hemsida kan du samtycka till att vi ska samla in information för att vi ska kunna analysera hur sidan används och vad vi behöver förbättra. 

Om vi fotograferar dig i något sammanhang kan vi be om ditt samtycke för att få publicera bilden i våra digitala kanaler eller i våra trycksaker. 

Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke och då slutar vi med behandlingen. 

Begäran om registerutdrag 

Du har rätt att få information från oss om huruvida vi behandlar dina personuppgifter, och om så är fallet har du även rätt att få information om: 

• syftet med att vi behandlar dina personuppgifter 

• vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar 

• vilka personuppgifter vi lämnar ut till tredjepart (mottagare eller kategorier av mottagare) om det är aktuellt 

• hur länge dina personuppgifter sparas och vilka gallringskriterier vi utgår ifrån  

• dina rättigheter (rätten till radering, rättelse och begränsning av dina uppgifter, rätten till dataportabilitet, rätten att invända mot behandling och rätten att klaga till tillsynsmyndigheten) 

• från vilka källor vi hämtar dina personuppgifter (i de fall vi hämtar dem någon annanstans ifrån än direkt från dig) 

• ifall dina personuppgifter används för automatiskt beslutsfattande och vilka konsekvenser detta kan få för dig 

Du kan begära registerutdrag över dina personuppgifter via Norrtälje kommuns webbplats. Din begäran kommer att behandlas så snart som möjligt, senast inom 30 dagar. För att värna om en hållbar kommun ber vi dig att använda den digitala tjänsten för registerutdrag. 

Dina rättigheter skyddas 

Den gemensamma EU-förordningen är till för att skydda din integritet och genom den har du numera utökade rättigheter vad det gäller hur dina personuppgifter hanteras. 

• Rätt till registerutdrag: Du har rätt att av personuppgiftsansvarige få bekräftat om personuppgifter som rör dig behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna. 

• Rätt till rättelse: Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade. 

• Rätt till radering: Du har rätt att få dina personuppgifter raderade under vissa förutsättningar, bland annat om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålen. 

• Rätt till begränsning av behandling: Du har rätt att kräva att behandlingen begränsas om vissa förutsättningar gäller, bland annat om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålen, ett samtycke återkallas och det finns inte någon annan rättslig grund eller om personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt. Den här rättigheten skiljer sig från rätten att bli raderad på så sätt att den registrerade motsätter sig att uppgifterna raderas och vill istället att användningen begränsas. 

• Rätt till dataportabilitet: Du har rätt att flytta personuppgifter som behandlas automatiskt, från en personuppgiftsansvarig till en annan, när det är tekniskt möjligt. Denna rättighet gäller bara om grunden för personuppgiftsbehandlingen är avtal eller samtycke. 

• Rätt att göra invändningar: Det finns möjligheter för dig att under vissa förhållanden göra invändningar mot en behandling. Denna rättighet gäller främst om grunden för behandlingen är Allmänt intresse/Myndighetsövning eller Berättigat intresse. Den personuppgiftsansvarige måste då avgöra om den registrerades specifika situation väger tyngre än personuppgiftsansvariges intressen. 

• Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten: Du har rätt att lämna in klagomål till Integritetskyddsmyndigheten om du anser att Norrtälje Vatten och Avfall behandlar dina personuppgifter på ett sätt som strider mot EU:s dataskyddsförordning. 

Gallring av personuppgifter 

Vi behåller dina personuppgifter så länge du är kund hos oss eller är boende i kommunen. Detta betyder att vi raderar dina kunduppgifter i våra system när du som kund inte längre använder våra tjänster eller när personuppgifterna inte längre behövs för de syften som uppgifterna samlades in för. 

Uppgifter vi samlar in när du tar kontakt med oss raderas från systemet efter ett år, eller sex månader om ärendet innehåller känsliga uppgifter (som personnummer). Tänk på att alla uppgifter du lämnar till oss (till exempel via mail eller per post) blir en allmän handling som kan sparas längre än vad uppgifterna får sparas enligt GDPR. 

Personuppgifter som finns i allmän offentlig handling är undantagna i GDPR (dataskyddsförordningen) då offentlighetsprincipen alltid går före. Om du vill ta del av allmän handling, ska du inte använda e-tjänsten för begäran av registerutdrag utan kontakta istället respektive nämnd direkt. 

Frågor och klagomål 

Vi hoppas att den här informationen är användbar för dig och bidrar med förtydliganden när det gäller varför och hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter, tveka inte att ta kontakt med oss på gdpr@nvaa.se. Du har också rätt att lämna ett klagomål till tillsynsmyndigheten när det gäller hur vi behandlar dina uppgifter. 

Denna informationstext uppdaterades senast 2025-02-11.