Personuppgifter

Det finns flera lagar och förordningar med regler om hur behandling av personuppgifter får ske. Reglernas syfte är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Generella regler för alla EU-länder finns i Dataskyddsförordningen, GDPR.

Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (GDPR) reglerar hur personuppgifter får behandlas, och är en lagstiftning som är gemensam för hela EU. I Sverige finns en kompletterande dataskyddsförordning (2018:219) och dataskyddslag (2018:218).

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som kan knytas till en fysisk person som är i livet. För att personuppgifter ska få behandlas måste det finnas en rättslig grund, alltså ett lagstöd i dataskyddsförordningen. De rättsliga grunderna som finns för att behandla personuppgifter är

• rättslig förpliktelse
• avtal
• samtycke
• intresse av grundläggande betydelse
• myndighetsutövning/allmänt intresse
• berättigat intresse

Att behandla en personuppgift

Med behandling av personuppgifter menas i princip allt som går att göra med uppgifterna. Det kan till exempel vara att samla in, registrera, lagra, samköra eller skriva ut uppgifterna.

Dina rättigheter skyddas

Den gemensamma EU-förordningen är till för att skydda din integritet och genom den har du numera utökade rättigheter vad det gäller hur dina personuppgifter hanteras.

• Rätt till registerutdrag: Du har rätt att av personuppgiftsansvarige få bekräftat om personuppgifter som rör dig behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna.
• Rätt till rättelse: Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade.
• Rätt till radering: Du har rätt att få dina personuppgifter raderade under vissa förutsättningar, bland annat om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålen.
• Rätt till begränsning av behandling: Du har rätt att kräva att behandlingen begränsas om vissa förutsättningar gäller, bland annat om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålen, ett samtycke återkallas och det finns inte någon annan rättslig grund eller om personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt. Den här rättigheten skiljer sig från rätten att bli raderad på så sätt att den registrerade motsätter sig att uppgifterna raderas och vill istället att användningen begränsas.
• Rätt till dataportabilitet: Du har rätt att flytta personuppgifter som behandlas automatiskt, från en personuppgiftsansvarig till en annan, när det är tekniskt möjligt. Denna rättighet gäller bara om grunden för personuppgiftsbehandlingen är avtal eller samtycke.
• Rätt att göra invändningar: Det finns möjligheter för dig att under vissa förhållanden göra invändningar mot en behandling. Denna rättighet gäller främst om grunden för behandlingen är Allmänt intresse/Myndighetsövning eller Berättigat intresse. Den personuppgiftsansvarige måste då avgöra om den registrerades specifika situation väger tyngre än personuppgiftsansvariges intressen.
• Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten: Du har rätt att lämna in klagomål till Integritetskyddsmyndigheten om du anser att Norrtälje Vatten och Avfall behandlar dina personuppgifter på ett sätt som strider mot EU:s dataskyddsförordning.

Ansvarig organisation och kontaktuppgifter

Norrtälje Vatten och Avfall är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas inom ramen för vår verksamhet. Vissa personuppgifter behandlar vi som gemensamt personuppgiftsansvariga tillsammans med Norrtälje kommun.

Vi bryr oss om våra kunder och er integritet och förbinder oss att respektera och skydda dina personuppgifter i enlighet med gällande lagar och branschstandarder. För att hjälpa dig att förstå hur vi samlar in och använder information om dig har vi sammanställt den här informationen. Du är alltid välkommen att kontakta oss med frågor, funderingar eller förfrågningar som rör hur vi behandlar dina personuppgifter.

Om du har frågor om dataskyddsförordningen eller andra frågor som rör personuppgiftsbehandling, kontakta i första hand gdpr@nvaa.se

Dataskyddsombud

Insamling av personuppgifter

För att kunna utföra vårt uppdrag och leverera våra tjänster behöver vi samla in olika typer av personuppgifter.

Information som du ger till oss

Vi samlar in den data du uppger om dig själv i olika sammanhang, exempelvis när du kontaktar kundtjänst, använder e-tjänster eller skickar e-post till oss.

Information vi samlar in om dig

Förutom de uppgifter du lämnar till oss så samlar vi in information från andra aktörer, såsom:

• Folkbokföringen
• Lantmäteriet
• Norrtälje kommun

Behandling av personuppgifter

Beroende på vem du är och vilken relation du har till NVAA, så behandlar vi olika typer av personuppgifter om dig.

För dig som tar kontakt med NVAA

Vi behandlar uppgifter om vem du är, som namn, personnummer eller fastighetsbeteckning för att kunna handlägga ärenden i våra e-tjänster eller när du ringer till oss.

För dig som besöker oss eller våra anläggningar

Fotar vi dig i något sammanhang kan bilderna komma att användas i våra digitala kanaler eller i våra trycksaker. Vi gör bara detta om du samtycker till det, och då blir även ditt samtycke en personuppgift som vi behandlar.

Vi har en leverantör som städar på våra återvinningsstationer och tar bilder för att visa att städning utförts. Det kan hända att du eller ditt fordon är med på bilden. Dessa bilder används enbart för att säkerställa att städning genomförts korrekt, och publiceras inte i något annat sammanhang.

Vi behandlar också dina uppgifter om du anmäler dig till informationsmöten eller kommer på besök på vårt kontor.

Om du bokar tid hos Vattencentrum för rådgivning behandlar vi uppgifter som är kopplade till besöket, som kontaktuppgifter och fastighetsbeteckning. Vi upprättar även deltagarlistor för Vattencentrums event för att kunna redovisa våra kostnader kopplat till antal deltagare. Ibland sparar vi dina uppgifter för att kunna informera om framtida event som kan intressera dig.

För dig som kund

Vi har kontaktuppgifter till våra kunder för att kunna komma i kontakt med dig. Den informationen används bland annat till att göra utskick om samhällsstörningar via vår SMS-tjänst och för att skicka mätaravläsningar, kundundersökningar eller övrig information till dig.

Vissa ekonomiska uppgifter behandlar vi för att skicka fakturor, ta emot betalningsunderlag, och sätta upp avbetalningar. För att göra det behöver vi ta emot underlag från din bank, göra utbetalningsorder och skapa återbetalningslistor.

Vi behandlar uppgifter om vem du är, som namn, fastighetsbeteckning eller personnummer, för att du ska kunna logga in på Mina sidor och se dina abonnemang, göra beställningar eller se fakturor. Använder du NVAA-appen så loggar vi felkoder i appen.

För dig som VA-kund behandlar vi uppgifter om din vattenmätare, dess placering och din vattenförbrukning för att korrekt kunna debitera din vattenförbrukning. Vi känner till det geografiska läget på servisavsättningar till din fastighet, och i våra register har vi ibland ritningar över din fastighet och ledningsdragningar på fastigheten.

För dig som avfallskund behandlar vi uppgifter om hämtplats för tömning av sopkärl, slambrunnar och latrintunnor. Varje hämtning/utförande tömningsregistreras för att säkerställa ett korrekt utförande. Eventuella avvikelser registreras för att förbättra framtida hämtningar eller som underlag för varför en hämtning inte blivit utförd. Det kan också hända att vi tar bilder vid tömning för att kunna visa vilka problem som gör att vi inte kan utföra tömningen.

För dig som bor eller äger en fastighet i Norrtälje kommun

Vi har kontaktuppgifter till våra invånare för att kunna komma i kontakt med dig när vi behöver. Den informationen används bland annat till att göra utskick om samhällsstörningar via vår SMS-tjänst, samt för att skicka kundundersökningar eller övrig information till dig.

Är du medlem i en samfällighet kan vi samla in dina kontaktuppgifter för att ta kontakt ifall vi behöver utföra arbete vid era vägar.

Har vi en ledningsrätt på din fastighet kan vi behandla vissa personuppgifter för att betala ut ersättning till dig.

I våra register har vi ibland ritningar över din fastighet och ledningsdragningar på fastigheten. Vi har också information om vilka som äger fastigheter i kommunen. Ingår din fastighet i ett av våra projekt behandlar vi dina uppgifter inom det projektet, som fastighetsbeteckning eller uppgifter som krävs för att upprätta avtal med dig. Vi kan behöva ta kontakt med närliggande fastigheter och behandlar då kontaktuppgifter till ägarna av de fastigheterna.

För dig som konsult, leverantör eller entreprenör

Är du konsult, leverantör eller entreprenör till oss behandlar vi dina personuppgifter för att du ska kunna utföra ditt uppdrag hos oss. Det kan vara att vi behöver använda ditt namn för att lägga upp en användare i våra IT-system, eller att vi sparar loggar om aktiviteter i IT- eller passeringssystem. Dina uppgifter förekommer också på fakturor eller beställningar. När du tidsredovisar behandlar vi dina löneuppgifter, för att kunna fakturera projekten korrekt.

Vi har besöksliggare för besökare på våra kontor, och personalliggare för att veta vilka som arbetar på specifika arbetsplatser. Har du fått en nyckeltagg från oss loggar vi när du använder den för att passera grindar och dörrar.

Dina kontaktuppgifter behandlas för att kollegor på NVAA, eller intressenter i projekten, ska kunna komma i kontakt med dig vid behov. Du kan även förekomma på semesterlistor eller liknande interna listor.

Lämnar du avfall på vår anläggning Salmunge tar vi bilder vid vågen för att kontrollera vilket registreringsnummer som lämnat avfall samt innehåll i tunnorna. Du som förare kan förekomma på bilderna. Dessa bilder används enbart för att kontrollera vem som lämnat vilket avfall, och publiceras aldrig externt.

För dig som företagskund

Är du företagskund hos oss behandlar vi vissa uppgifter om dig. Har du en enskild firma behandlar vi ditt personnummer i vissa lägen eftersom det utgör firmans organisationsnummer. Detsamma gäller om du har personkonto hos Nordea och behövt lämna kontouppgifter till oss.

Om du är utställare hos Vattencentrum och ditt namn utgör ditt företagsnamn publicerar vi det på vår hemsida i listan över utställare och i broschyrer över utställare.

För alla andra

När du besöker vår hemsida samlar vi in information om dig för statistiska ändamål.

Är du närstående till en av våra medarbetare kan vi behandla kontaktuppgifter till dig för att ta kontakt om någonting händer en medarbetare.

Har du ett avtal med oss gällande upplåtelse av antennplats behandlar vi dina uppgifter så att du ska kunna få tillgång till antennplatsen.

Om du begär ut en allmän handling så kommer vi behandla de uppgifter som krävs för att leverera den önskade handlingen till dig.

Agerar du juridiskt ombud behandlar vi de uppgifter som krävs för säkerställa att du har rätt att agera ombud.

Hur vi delar personuppgifter vidare

NVAA:s medarbetare har tillgång till dina personuppgifter om de behöver dem för att utföra sina arbetsuppgifter.

Vi använder oss av upphandlade entreprenörer för att utföra insamling av avfall vid fastighet. Entreprenörerna har tillgång till namn på kund samt adress, fastighetsbeteckning och koordinater till hämtplats för tömning av sopkärl, slambrunnar och latrintunnor.

Vi utvecklar inga egna IT-system utan har upphandlade system för att kunna utföra våra uppdrag. Om ett fel i något system uppstår så kan vi behöva ta hjälp av systemets leverantör för att lösa det, då får de under utredningstiden tillgång till de personuppgifter som finns i systemet.

För att kunna tillhandahålla olika lösningar för fakturering så har vi en upphandlad utskriftsleverantör som distribuerar fakturor via papper, e-post, e-faktura, och Kivra, samt uppgifter till bank vid autogirobetalning. Personnummer, namn, faktureringsadress, uppgifter om berörd fastighet, adress, och fastighetsbeteckning skickas vid fakturering till ovanstående parter.

Som service till våra kunder har vi en tjänst som visar nästa datum för hämtning av våra olika avfallstjänster. I den kan vem som helst söka på en adress i kommunen och se när nästa hämtning kommer att ske.

En del information delar vi med Norrtälje Kommun. Till exempel har vi samma ekonomisystem som kommunen och alla fakturor som kommer in till oss kan ses i samma system. I detta fall har vi ett gemensamt personuppgiftsansvar.

Vi delar information ur våra personalliggare med Skatteverket. Vi lämnar också ut listor till ett väktarbolag med personer som ska få tillträde till antennplatser.

Våra underleverantörer befinner sig i de allra flesta fall inom EU, men i några fall har de i sin tur underleverantörer i USA. Vi håller oss uppdaterade på aktuell lagstiftning på området och för inte över personuppgifter till länder som inte har tillräckligt högt skydd av personuppgifter.

Tänk på

Alla uppgifter du skickar till oss blir allmän handling. Det betyder att vem som helst kan begära att få ut dina uppgifter. Om du har skickat in känsliga uppgifter skyddas de oftast av sekretess.

Varför vi behandlar personuppgifter

Rättslig förpliktelse

Är du kund hos oss samlar vi in dina personuppgifter för att kunna leverera tjänster inom vatten, avlopp och avfallshantering. Detta är nödvändigt för att vi ska kunna uppnå de lagkrav som ställs på oss, bland annat enligt lag (2006:412) om allmänna vattentjänster, Miljöbalken (1998:808) 15 kap och Avfallsförordningen (2020:614).

Vi har även krav på oss att lämna ut allmänna handlingar vid begäran. För att kunna uppfylla den plikten har vi ett register över allmänna handlingar.

Även bokföringslagen (1999:1078), arkivlagen (1990:782), ledningsrättslagen (1973:1144), jordabalk (1970:994), lagen (2006:575) om särskild skattekontroll i vissa branscher, förpackningsförordningen (2022:1247) och Tryckfrihetsförordning (1949:105) gör att vi måste behandla vissa typer av personuppgifter.

Berättigat intresse

Är du boende i Norrtälje Kommun samlar vi in dina personuppgifter för att kunna utveckla vår verksamhet och lättare komma i kontakt med boende i kommunen. Vi bedömer att det är av intresse för boende att snabbt kunna få SMS om större händelser i kommunen. Det kan också bli nödvändigt för oss att kunna ta kontakt med fastighetsägare som inte är kunder hos oss, till exempel vid framtida planerad utbyggnad av VA-verksamheten.

När du kontaktar oss samlar vi in dina uppgifter för att kunna följa upp ditt ärende och kunna återkoppla till dig vid behov. Vi använder också dina personuppgifter för att följa upp med kundundersökningar för att förbättra vår service.

Samtycke

I några fall använder vi samtycke för att behandla personuppgifter. När du besöker vår hemsida kan du samtycka till att vi ska samla in information för att vi ska kunna analysera hur sidan används och vad vi behöver förbättra.

Om vi fotograferar dig i något sammanhang kan vi be om ditt samtycke för att få publicera bilden i våra digitala kanaler eller i våra trycksaker.

Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke och då slutar vi med behandlingen. För att ta tillbaka ditt samtycke mailar du till mailto:gdpr@nvaa.se

Begäran om registerutdrag

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig, samt få tillgång till uppgifterna.

Du kan begära registerutdrag över dina personuppgifter via Norrtälje kommuns webbplats. Din begäran kommer att behandlas så snart som möjligt, senast inom 30 dagar. För att värna om en hållbar kommun ber vi dig att använda den digitala tjänsten för registerutdrag.

Gallring av personuppgifter

Vi behåller dina personuppgifter så länge du är kund hos oss eller är boende i kommunen. Detta betyder att vi raderar dina kunduppgifter i våra system när du som kund inte längre använder våra tjänster eller när personuppgifterna inte längre behövs för de syften som uppgifterna samlades in för.

Uppgifter vi samlar in när du tar kontakt med oss raderas från systemet efter ett år, eller sex månader om ärendet innehåller känsliga uppgifter (som personnummer). Tänk på att alla uppgifter du lämnar till oss (exempelvis via mejl eller per post) blir en allmän handling som kan sparas längre än vad uppgifterna får sparas enligt GDPR.

Personuppgifter som finns i allmän offentlig handling är undantagna GDPR (dataskyddsförordningen) då offentlighetsprincipen alltid går före. Om du vill ta del av allmän handling, ska du inte använda e-tjänsten för begäran av registerutdrag utan istället kontakta respektive nämnd direkt.

Frågor och klagomål

Vi hoppas att den här informationen är användbar för dig och bidrar med förtydliganden när det gäller varför och hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter, tveka inte att ta kontakt med oss på gdpr@nvaa.se. Du har också rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten när det gäller hur vi behandlar dina uppgifter.